Automatisierung: Wiederkehrende Arbeit erledigt sich von selbst
Rechnungen aus dem Postfach ablegen, Bestellungen vom Webshop ins ERP übertragen, jeden Montag dieselbe Auswertung zusammenstellen. Solche Aufgaben kosten Ihr Team Woche für Woche Zeit, und trotzdem passieren dabei Fehler. Wir automatisieren diese Abläufe, überwachen sie im Betrieb und passen sie an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
Microsoft-Partner &
Office-365-Experten4,9Google-Bewertungen (27)ISO/IEC 27001-
zertifiziertMicrosoft-Partner &
Office-365-Experten4,9Google-Bewertungen (27)ISO/IEC 27001-
zertifiziertMicrosoft-Partner &
Office-365-Experten4,9Google-Bewertungen (27)ISO/IEC 27001-
zertifiziertMicrosoft-Partner &
Office-365-ExpertenIhr Nutzen
Was sich für Ihr Unternehmen ändert
Kopieren, abgleichen, nachtragen: Diese Schritte übernimmt der Workflow. Ihre Mitarbeitenden prüfen das Ergebnis und kümmern sich um die Arbeit, für die Sie sie eingestellt haben.
Ein Workflow überträgt Beträge, Kundennummern und Termine jedes Mal gleich. Zahlendreher, doppelte Einträge und vergessene Schritte fallen weg.
Der Monatsexport hängt nicht mehr an der einen Kollegin, die weiß, wie er geht. Der Ablauf ist festgehalten und startet pünktlich, auch im Urlaub und am Wochenende.
Jeder Lauf steht mit Zeitpunkt, Eingaben und Ergebnis im Protokoll. Hakt etwas, kommt sofort eine Meldung. Der Fehler fällt nicht erst beim Monatsabschluss auf.
Wo eine Freigabe nötig ist, etwa bei Zahlungen ab einem bestimmten Betrag, hält der Workflow an und wartet auf Ihr OK. Automatisiert wird die Routine, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Es gibt keine Gebühr pro Ausführung. Ob ein Ablauf zehnmal oder zehntausendmal im Monat läuft, ändert nichts an den Softwarekosten.
Beispiele
Abläufe, die sich fast immer lohnen
Rechnungen aus dem Postfach holen, nach Lieferant und Datum benennen, im Dokumentenmanagement ablegen und an DATEV übergeben. Die Buchhaltung beginnt mit vollständigen Belegen.
Ein ausgefülltes Formular reicht. Microsoft-365-Konto, Lizenz, Teams-Gruppen und Zeiterfassung legt der Workflow selbst an. Beim Austritt sperrt er alle Zugänge zum letzten Arbeitstag.
Bestellungen aus dem Webshop landen im ERP, neue Kunden aus dem CRM in der Buchhaltung, Lagerbestände gehen zurück an den Shop. Niemand muss mehr exportieren und importieren.
Umsätze, offene Posten, Projektstunden: Die Zahlen aus ERP, Zeiterfassung und Buchhaltung liegen jeden Montag um 7 Uhr als PDF im Postfach.
Eine Anfrage über Ihre Website legt einen Kontakt im CRM an, geht an den passenden Ansprechpartner und löst eine Eingangsbestätigung an den Interessenten aus.
Backup-Berichte prüfen, ablaufende Zertifikate und Lizenzen melden, verwaiste Benutzerkonten finden. Diese Kontrollen laufen täglich und melden sich nur, wenn etwas nicht stimmt.
Ablauf
Vom ersten Gespräch zum laufenden Workflow
- 1Abläufe sammeln
Im Erstgespräch gehen wir durch, welche Aufgaben bei Ihnen regelmäßig Zeit kosten. Für jede schätzen wir ein, wie viel Aufwand die Automatisierung macht und was sie einspart.
- 2Mit einem Ablauf starten
Wir beginnen mit dem Workflow, der sich am schnellsten bezahlt macht. So sehen Sie früh ein Ergebnis im Alltag statt eines Konzeptpapiers.
- 3Mit echten Daten testen
Der Workflow läuft zuerst parallel zur bisherigen Handarbeit. Erst wenn die Ergebnisse übereinstimmen, schalten wir um.
- 4Betreiben und anpassen
Wir überwachen die Workflows, kümmern uns um Fehlermeldungen und passen sie an, wenn ein Hersteller seine Schnittstelle ändert oder sich Ihr Prozess weiterentwickelt.
Werkzeug
Warum wir mit Windmill arbeiten
Für die Umsetzung nutzen wir Windmill. Einfache Abläufe setzen wir dort aus fertigen Bausteinen zusammen. Wird es knifflig, schreiben wir einzelne Schritte in Python oder TypeScript, damit auch Sonderfälle sauber abgedeckt sind. Zeitpläne, automatische Wiederholungen bei Fehlern und Freigabeschritte bringt Windmill von Haus aus mit.
Wir müssen Ihre Abläufe also nicht so lange vereinfachen, bis sie in ein Werkzeug passen.
Betrieb
Open Source, auf Ihrem Server
Windmill ist Open Source und läuft auf einem Server, den Sie kontrollieren, zum Beispiel als virtuelle Maschine in Ihrer bestehenden Umgebung. Das hat angenehme Nebeneffekte. Ihre Daten laufen nicht zusätzlich über die Cloud eines Automatisierungsanbieters. Lizenzkosten pro Ausführung gibt es nicht. Und die Workflows liegen als Code bei Ihnen, Sie sind an keinen Anbieter gebunden, auch nicht an uns.
Microsoft 365 & KI
Passt das zu Ihrer bestehenden IT?
Windmill verbindet die Programme, die Sie bereits nutzen: Microsoft 365, DATEV, ERP, CRM, Zeiterfassung oder Webshop. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder zumindest ein Datenexport. Arbeiten Sie viel in Microsoft 365, prüfen wir zuerst, ob Power Automate für einen Ablauf reicht, denn das haben Sie meist schon lizenziert. Windmill setzen wir ein, wenn mehrere Systeme beteiligt sind, eigene Logik nötig ist oder ein Ablauf sehr oft läuft.
Muss ein Schritt Inhalte verstehen, etwa eine frei formulierte E-Mail zuordnen oder einen gescannten Beleg auslesen, binden wir ein KI-Modell ein. Wie das funktioniert, zeigt unsere Seite KI-Workflow-Automatisierung.
Kosten
Abrechnung je angefangene 15 Minuten
Wie viel Arbeit ein Workflow macht, hängt von den beteiligten Systemen und ihren Sonderfällen ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine Aufwandsschätzung, abgerechnet wird die tatsächliche Zeit. Für die Open-Source-Version von Windmill fallen keine Lizenzgebühren an.
Förderung
Zuschüsse für Digitalisierung
Automatisierungsprojekte zählen oft als Digitalisierungsvorhaben. Ob in Hamburg oder Schleswig-Holstein gerade ein passendes Förderprogramm offen ist, prüfen wir im Erstgespräch mit. Einen Überblick finden Sie unter Förderprogramme.
Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche die meiste Zeit?
Erzählen Sie uns davon. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen wir ein, ob sich die Automatisierung lohnt und womit Sie am besten anfangen.
Reden wir
Klartext.
Ein Anruf, eine Mail, ein Formular – suchen Sie sich aus, wie Sie uns erreichen. Wir melden uns innerhalb eines Arbeitstages.
Kundenstimmen
Echte
Erfolgsgeschichten.
Wir helfen mittelständischen Unternehmen, Organisationen, Kanzleien und Praxen bei der Digitalisierung und schützen ihre IT vor Ausfallzeiten. Unsere Kunden bewerten uns auf Google mit 4,9 von 5 Sternen aus 27 Rezensionen.
Endlich ein IT-Partner, bei dem wir persönliche Ansprechpartner haben – und keine anonyme Hotline. Reaktionszeit stimmt, Kommunikation ist auf den Punkt.
Die Migration in die Cloud lief geräuschlos. Wir konnten am nächsten Morgen einfach weiterarbeiten – so muss IT-Beratung sein.
Wir haben mit ITS zum ersten Mal das Gefühl, dass jemand unser Geschäft wirklich versteht – nicht nur unsere Server.
Endlich ein IT-Partner, bei dem wir persönliche Ansprechpartner haben – und keine anonyme Hotline. Reaktionszeit stimmt, Kommunikation ist auf den Punkt.
Die Migration in die Cloud lief geräuschlos. Wir konnten am nächsten Morgen einfach weiterarbeiten – so muss IT-Beratung sein.
Wir haben mit ITS zum ersten Mal das Gefühl, dass jemand unser Geschäft wirklich versteht – nicht nur unsere Server.
Schnelle Hilfe bei DATEV-Themen, verlässliche Betreuung und immer eine verständliche Erklärung. Absolut empfehlenswert.
Kompetentes Team, kurze Wege, faire Preise. Unsere Telefonanlage und Microsoft 365 laufen seit dem Umstieg absolut stabil.
Sehr freundlicher Service, der auch bei dringenden Störungen sofort erreichbar ist. Man merkt, dass hier Menschen und nicht Ticketnummern zählen.
Wissenswertes
Häufige
Fragen.
Weiterführende Leistungen
Passend zum Thema.